昨今の新型コロナウイルス感染状況に伴う情勢を受け、国際本部から2020年3月3日付（日本時間3月4日午前10時29分）でDistrict76に通達が配信され、ディストリクト役員会、評議会、コンテストを含むディストリクトイベントのオンラインでの実施が許諾されました。この通達を受け、2020年京都全国大会開催に関しまして、ディストリクト76役員三役にて下記の判断を致しました。

2020年4月24日−26日における京都テルサでの開催を中止。

• ディストリクト役員会DEC、オンラインにて4月26日（日）13時半から16時半までで実施。
• ディストリクト評議会DCM、オンラインにて5月10日（日）13時半から17時半までで実施。
• ディストリクトコンテストは、オンラインにて5月24日（日）（日本語 9時半~12時、英語13時半~16時）に開催。
• 上記以外のワークショップ、パーティーは中止。
• すでにお申込み済みの大会チケット保有者に対しては全額返金。

現在の新型コロナウイルス感染症拡大の状況から、500名が想定されるコンテストを含む大会の開催は適切ではなく、一定時間、室内で100名以上が集まるワークショップ、DCM、DEC、パーティーについても、感染リスクが高いものと判断致しました。

また、3月4日に配信された国際本部の通達をうけ、可能な限りの会議をオンラインで行うことにより、会員の皆様の健康を守り、感染リスクを最小にする判断を致しました。仮に、無観客でのディストリクトコンテストとした場合でも、会場の使用不許可や、コンテスト出場者の開催地までの交通機関の利用による感染リスクが拭えないことから、ディストリクトコンテストもオンラインによる開催を判断致しました。

今回の開催中止に伴う業務を、大会実行委員会で実施いただくことになるため、大会実行委員会は大会開催中止対応に専念いただきます。既にチケットをご購入いただいている皆様には、Peatixから全額返金が行われます。別途、実行委員会より連絡がありますので、お待ちください。各自で宿泊をお申込みされている皆様方は、各自でキャンセルをお願いします。

5月24日に開催されるディストリクトコンテストの運営は、新たに、ディストリクト プログラム クオリティ ディレクターを中心に組織する実行委員会にて、2020年4月24日までに、オンラインコンテスト実施に向けた詳細のガイダンスを用意し、皆様にご報告いたします。本コンテスト実行委員会は追って招集いたしますので、ご協力の程よろしくお願いします。現在のところ、オンラインコンテストの形態としては、各ディビジョンのコンテスト出場者が、各地域からオンラインで参加することでの実施を想定しています。

4月26日に開催されるディストリクト役員会議DECについては、ZOOMウェビナーを活用して実施します。５月10日に開催されるディストリクト評議会DCMについても、ZOOMウェビナーを用いて、来期エリア編成案の採択、来期ディストリクト役員選挙を、実施マニュアルを用意の上、実施します。

上記、オンラインによるディストリクトコンテスト、ディストリクト役員会議、ディストリクト評議会の成功に向け、ディストリクト役員の協力を仰ぎ、ディストリクト役員三役にて、全力で推進してまいります。

皆様のご理解をいただけますよう、どうぞよろしくお願い致します。

マシュー・D・オンビ　 ディストリクトディレクター
大橋祐介　 プログラムクオリティディレクター
松田行正　 マークケティングディレクター

参考：Peatix イベントキャンセルの手続きについて

払い戻しに関しては以下の通りです。

▶︎ 申込者がクレジットカードでチケット購入していた場合

そのままクレジットカードを通してチケット代金の払い戻しが行われます。

※ただし、申込者様のご注文日から50日以上が経過したチケットに関しては、一件あたり500円の返金手数料がかかり、主催者負担となります。

▶︎ 申込者がコンビニ/ATM決済でチケット購入していた場合

Peatixからメールを配信し、申込者の指定銀行口座に返金します。この時に払い戻し一件あたり500円の返金手数料がかかり、主催者負担となります。

 参考：ディストリクト会計への影響

今回の判断により、ディストリクト会計の収支面では、下記のことが予測されます。

収入の部：

大会参加料（コンテスト、パーティ、お弁当を含む）による大会売上460万円が０円になります。

支出の部：

大会運営に関わる当初予算450万円のうち

              ・会場費予約料　90万円（キャンセル料として当初予定使用料の50％）

              ・大会ゲスト航空券代　30万円（一部払い戻し不可のため）

              ・Peatix返金手数料　50万円

以上の合計170万円は、今回の中止により最低限かかる支出と見積もられます。

以上の収支変動に対しまして、当初予算で支出を見込んでいました、5月のTLI費用計上未使用分95万円、2月のCOT費用計上未使用分65万円、合計160万円により上記の支出を補填します。加えて、DCM、DECのオンライン化に伴う交通費70万円の削減により支出を補填します。上記により、ディストリクト予算において、収入・支出ともに、多くの変更を伴いますが、ディストリクトが会計上でも整合性がとれるように全体での調整をいたしますので、ご理解の程よろしくお願いします。

日本時間3月4日、10時29分（米国時間3月3日）時点で、トーストマスターズインターナショナルは、コンテスト、DEC、DCMなどをオンラインで実行するオプションを承認しました。コロナウイルス状況がまだ継続している事とその判断がくだっているので、全国大会を中止し、必要な会議、コンテストをオンラインにより実施することを決定しました。

・オンライン・スピーチ・コンテスト特例（日本語）
・Decision Regarding the 2020 Kyoto District Conference（English）

国際本部は、コンテストをオンラインで実行するためのガイドラインも頂いていいます。ガイドラインは英語と日本語の両方が添付されています。

これらはあくまでシンプルなガイドラインであり、細かい手順ではなく、おそらく多くの質問がありますが、今後のコンテスト運用を支援するために別の資料をまとめていきます。できるだけ早く英語と日本語の両方で公開するようにします。

この状況の中で、誰もが自分の仕事と家族とトーストマスターズ活動のバランスをとるために一生懸命働いていることと思います。できる限り最善を尽くし、この状況の中でも毎日を最高にしましょう。