頭の悪い人と思われてない?頭の良いひとが実践してる上手な話し方のコツ


新型コロナウイルス感染拡大を受けて、リモートワークが増えてきました。社内外のコミュニケーションはメールやチャットでのやり取りが主となり、「会話」の機会は減っているのではないでしょうか。

しかし、ビジネスシーンに商談やプレゼンテーションが無くなったわけではありません。反対に、オンラインでの商談やプレゼンテーションは相手に伝えられる情報が制限されてしまうので、これまでより上手な話し方が求められます。「オンライン会議で上手く話せず、後日伝えたかったことを改めてメールをした」などの経験をした人も少なくないはず。

今回は、練習する機会が減っているものの、高いスキルが求められる「話し方」について。話し方は、頭の良し悪しを判断される基準にもなります。しっかり勉強していきましょう。

話し方が重要とされる理由

ビジネスシーンにおいて、話し方が重要とされる理由は何でしょう。ずばり、「目的達成率が高まるから」です。ビジネスには必ず目的があります。営業部であれば、自社の商品やサービスを顧客に売るのが目的です。企画開発部であれば企画立案で営業部をサポートし、顧客満足度を向上させるのが目的。また、経理部は法令を遵守した正しい数値計上で会社を支えていくことが目的となります。

これらは、決して1人では達成できません。営業部は顧客と必ず会話をします。企画開発は、営業部と連携を取るでしょう。経理部も、該当する社員や上司に確認を取るケースが多々あります。会話をしないで目的を達成させる、というのは不可能です。

上手な話し方を身に付けた営業担当者は、顧客に対して自社商品やサービスの良さを適切に伝えることができます。顧客は理解度が深まるので、成約に結びつきやすい。企画開発部のように他部署と連携を取る仕事は、周囲のメンバーと信頼関係を構築することでプロジェクトの成功率を高めていきます。経理部のように重要な数字を管理する部署は、関係者と良好な人間関係を築いていないと、明朗会計が目指せません。

ビジネスの目的達成のために「相手の要望を理解し、相互理解を促進させる」、「周囲から信頼と協力を得る」、「良好な人間関係を構築する」といった要素は非常に重要。上手な話し方を身に付ければビジネスを進める効率が向上し、目的達成率も高まるのです。

頭が悪い人と思われる!?話し方で損する人の特徴とは

さて、先ほど「話し方は頭の良し悪しを判断される基準になる」とお伝えしました。話し方が下手で、頭が悪いと思われてしまう人は以下の特徴があります。

結論から伝えない

会話というのは「相手の時間を頂く行為」です。時間が無い相手に対して先に経緯などを説明してしまうと、聞き手は「時間の無駄」と感じてしまいます。最後に結論を話したとしても、すでに時計を気にしていてそれどころではないかも知れません。

必ず最初にテーマや結論を伝えましょう。そうすることで相手は自分にとって重要な話であると判断し、その後の経緯などもストレスなく聞き入ることができます。

話がまとまっていない

会話をしながら何を伝えようか考えるのもNGです。時系列が前後すれば、それだけ相手は混乱します。まずは頭の中で何を伝えるのか、どのような順番で話すと理解しやすいかを整理すること。

「すみません、昨日取引先から連絡がありまして、納品数が間違っていたそうです。先方は100個発注したというのですが、届いたのは80個とのことです。私が先週、先方から発注を受けた際は80個と聞いていて、在庫管理部の担当者も80個で受けていました。どのように対応したら良いでしょうか」

「先方から発注ミスのクレームが入りました。100個発注したはずが80個しか届いていないとのことです。早急に20個分の追加納品をしてもよろしいでしょうか。経緯としては先週、私が電話で先方から80個の発注と聞き、対応しました。在庫管理部にも確認を取ったところ、確かに80個の発注で記録も残っています」

圧倒的に下の例文の方が理路整然としています。クレームの報告を受けた上司は、次の対応を指示しやすいはずです。

「あれ」「これ」などの指示代名詞を多用

これ、あれ、それ、どれといった「こそあど言葉」。いわゆる指示代名詞を多用するのも下手な話し方をする人の特徴です。指示代名詞は認識の不一致を招いてしまう恐れがあります。「プロジェクトのあれどうなった」と言われても、あれが何を指すのか不明確です。明確に意思疎通を図るためには、指示代名詞を多用せず固有名詞を意識しましょう。

相手が知りたい情報ではなく、自分の伝えたいことを優先

相手の質問意図を鑑みず、自分の判断で答えてしまう人によくある傾向です。質問には必ず「なぜその質問をするのか」という理由があります。例えばプロジェクトリーダーから「先月のECサイトの成績はどうだった?」と聞かれたとします。これに「順調です」と答えるのはナンセンス。プロジェクトリーダーの「どうだった?」という意図は「各戦略に対してどのような結果となり、その結果から何が課題で何が良かった点なのか」を知りたいのです。

「順調です」のひと言で終わらせてしまうと、プロジェクトリーダーは質問の意図を伝えるために、もう一度質問しなければなりません。答えた側も再度回答する必要があります。これはとても非効率な会話です。

相手の話の途中に割り込む

話し方が下手な人というのは、聞くのも上手くありません。つい、相手の話を遮って自分の話をしてしまいがちです。結論を最初に聞いたことで、相手が何を伝えたいのか分かった気になって話を遮ったのかも知れません。しかし、そもそも相手の話を最後まで聞くのはマナーですし、話の最後に重要な判断材料が出てくるケースもあります。

話の途中で割り込むというのは、相手に悪い印象を与えてしまうだけでなく、自分にとって有益な情報を得る可能性を潰してしまう行為。気を付けましょう。

頭がいい人と思われる!?上手な話し方のコツ

では次に、頭が良いと思われるような、上手な話し方のコツをご紹介しましょう。話し方が上手で、ビジネスを効率良く進めていく人は以下の5点を重視しています。

1. 事前に話す内容を整理する

話し方が上手な人は構成や時系列がしっかり整っています。これは決してその場で判断しているのではありません。事前に話す内容を整理してから会話の場を設けること。これは、会話が苦手な人でもすぐに実践できることです。

コツは「焦らないこと」です。特にクレームなどのネガティブな会話をしなければならないケースでは、慌ててしまいます。しかし、内容が整理できていないのに話し始めてしまっては逆効果になります。しっかり伝えなければならない時こそ、落ち着いて内容を整理してから話しましょう。

2. 話のテーマを明確にする

ビジネスは様々なタスクが同時進行で進んでいます。これから何の話をするのか、まず明確にすることが先決。報告の仕方を意識することで相手の理解度が大きく左右されます。物事を明確に伝えるには固有名詞を使います。上司に相談がある時は「相談があります」ではなく「○○プロジェクトの進め方で相談があります」、「○○さんの○○部への異動について報告です」など。

あくまで相手の立場になって、どのように話し始めたらスムーズにテーマが伝わるかを最優先で考えるべきです。

3. 重要なことは最初に伝える

話す内容を整理しテーマを明確にすれば、最も重要なことが何か分かるはずです。それをまず伝えましょう。特にマネージャーなどの管理職は、まず結果です。結果を見てからプロセスを確認し、判断を下します。そういった人たちの立場になると、まず結論が知りたいわけです。

以下、ある営業部の社員が上司に今日の日報を報告しているシーンです。

「今日は○○と○○に訪問し、○○とはオンラインで詳細を詰めました。○○から『ユーザー目線のプロダクトが当社のサービスとマッチしている』との意見をいただき、〇〇を提案しました。その結果、新しい商品○○を受注しました」

「新商品を受注した」という重要な要素が最後に来ています。これでは報告を受けた上司もストレスになります。

「○○から新商品○○を受注しました。先方からユーザー目線のプロダクトが欲しいという要望があり○○を提案した結果、受注に至りました。本日はその他、○○に訪問し、○○とはオンラインで詳細を詰めました」

こちらが業務日報のテンプレートと言えます。上司はどんな報告を望んでいるか、優先順位をしっかり付けてから報告した結果です。上手な報告の仕方を意識することで円滑に仕事は進んでいくため意識するようにしましょう。

4. 具体的な数値で示す

ビジネスシーンにおける会話は、曖昧な言葉を使えば使うほど効率が悪くなります。曖昧な言葉とは「できるだけ早く」や「週末くらい」、「なるべく高い目標設定で」、「極力コストを抑えて」などです。

上手な話し方をする人は、曖昧な表現をせずに具体的な数値で示します。「できるだけ早く仕上げます」ではなく「あと1時間で仕上げます」。「週末くらい」ではなく「今週金曜日の16時まで」、「なるべく高い目標設定で」ではなく「月の受注額は1,000万円が目標」、「極力コストを抑えて」ではなく「コストは50万円以下に抑えて」となります。

5. 相手にとって分かりやすい言葉を使う

あなたが技術者ではなく、文系大学出身で人事部に所属していたとします。ある日、人事管理システムの営業がありました。「御社のHRMに対して弊社はERPシステムでサポートいたします。仕組みとしましては御社のサーバーをクラウドで管理し、VPNで安全に通信できるネットワークを構築します。サーバーに送られたデータは弊社独自のDWHで蓄積し、データドリブンを実施。御社のKPIにアジャストしていく考えです」と言われてもピンとこないのでは無いでしょうか。

相手にとってわかりやすい言葉を使うのは、上手な話し方を実践する基本中の基本です。業界の専門用語や安易な横文字は、場合によっては混乱を招くだけ。自分にとって当たり前の言葉でも、相手にとってはそうでは無いという事実を頭に入れておきましょう。また、話を進めていく中で、相手が理解しているかを確認する作業も必要になってきます。

相手に伝わる話し方になるためにトレーニングする方法

さて、最後に相手にしっかり自分の思いが伝えられるような、上手な話し方を身に付けるためのトレーニング方法をご紹介します。

話し方が上手な人を観察し、真似する

上司、同僚、取引先、または家族や友人でも良いと思います。自身の周りにいる「話し方が上手でいつも会話の中心にいる」ような人をしっかり観察し、真似していくことが第一歩です。話し方が上手な人は、自然と周りが聞き入っています。なぜ、周りの人は飽きずに話が聞けるのか探りましょう。

特に、バラエティ番組における人気お笑い芸人やタレントのエピソードトークはとても参考になります。芸能界という実力の世界で、頻繁にキャスティングされるというのは、トーク力がある証拠です。MCや視聴者が何を求めていて、どのように伝えるのが一番なのかをしっかり理解してトークしています。節々でトークのテクニックを学ぶことができるでしょう。

また、インターネットで無料配信しているTEDトークを視聴するのもトレーニングの一つ。TEDトークはあらゆる分野のエキスパートが登壇する講演会。当然、話し方もプロです。

トーストマスターズに通い練習する

練習機会を作ることが難しい場合は、トーストマスターズを活用することを推奨します。
トーストマスターズ はブリックスピーキングとリーダーシップを学ぶための国際的な非営利教育団体です。

世界143ヵ国で35万人以上、日本では4,000人以上の会員がおり、全国様々な地域で例会と呼ばれるワークショップを開催しております。例会では、参加者同士でスピーチや話し方の練習を行い、フィードバックを基にこれらのスキルを磨いていきます。

もし、あなたがコミュニケーションスキルの向上や、今後出世していきたいと考えているのであれば、お近くのトーストマスターズ クラブに是非お越しください!

まとめ

段、何気なくしている会話も、ビジネスシーンとなると必要なスキルです。会話という原始的なコミュニケーションは現代において、おざなりになりがち。上手な話し方を身に付け、頭が良い人だと思われることができれば、ビジネスはもっと楽しく効率的になり、結果も出てくるのでは無いでしょうか。

プレゼンテーションを上達させたいのならば、トーストマスターズがオススメです。 会員どうしがお互いにフィードバックし合いながら、スピーチやプレゼンテーションを練習出来る環境が整っています。